Документи, що передаються до архіву, мають чіткий строк зберігання, якого організації зобов’язані законодавчо дотримуватися – тимчасові (до 75 років) і постійні строки зберігання. Документи, у яких закінчився строк зберігання, підлягають знищенню.
Справи за номенклатурою постійного (крім наказів і розпоряджень) і тимчасового (понад 10 років) зберігання до їх передання в архів можуть перебувати в підрозділах протягом 3 років.
В архіві суду ці справи повинні перебувати на зберіганні 10 років, потім їх оформляють для передання на держзберігання за встановленою формою (див. "Основні правила роботи відомчих архівів", М., 1988, розділ 13). 1.3. Копії судових рішень за всіма категоріями спорів, розглянутих починаючи з 1992 року.